1.7.7. Классификация внедренческих проблем


Можно выделить три источника проблем внедрения информационных технологий: сама система, предприятие и внедряющая фирма. Рассмотрим каждый источник подробнее: 

1. Проблемы, типичные для информационных технологий: 

  • несоответствие общепринятым  принципам обработки информации; 
  • неразвитость средств настройки и доработки; 
  • отсутствие версий для популярных платформ; 
  • высокие требования к вычислительным ресурсам (на фоне удешевления аппаратных средств эта проблема постепенно теряет свою остроту для всех систем). 

2. Проблемы, типичные для внедряющих фирм: 

    • непонимание внедренцами бизнес-процессов на предприятии и, как следствие, недостаточная детальность предпроектного обследования; 
    • плохое владение средствами настройки и доработки системы (например, когда внедрять берется консалтинговая фирма, а данный процесс внедрения требует программирования); 
    • отсутствие понимания того, какой должна быть учетная политика на данном предприятии (это характерно для тех случаев, когда внедрением занимается фирма, ориентирующаяся на "внедрение как программирование", а специалистам в таких фирмах часто не хватает знаний в предметной области); 
    • отсутствие технической поддержки со стороны зарубежного производителя информационной технологии  (к сожалению, чтобы разобраться с системами такого класса, фирменной документации недостаточно); 
    • опора не на тех людей на предприятии (существует опасность спутать истинных сторонников внедрения системы с примкнувшими к ним исходя из конъюнктурных соображений); 
    • поверхностное знание методики обследования и, как результат, профанация самой процедуры обследования;
    • неспособность управлять процессом внедрения как проектом (отсутствие технологического подхода к процессу внедрения); 

3. Проблемы, типичные для предприятий: 

  • враждебное или безразличное отношение рядовых сотрудников к внедряемой информационной технологии и к самим внедренцам; 
  • наличие на предприятии собственных программных наработок и желание их использовать; 
  • отсутствие локальной сети в требуемой конфигурации; 
  • использование процесса внедрения в "подковерной" внутриучрежденческой борьбе (если процесс внедрения идет удачно, необходимо вовремя присоединиться к внедренцам, если нет — быть в первых рядах критиков). 

Перечисленные проблемы могут быть разнесены по времени и на разных этапах внедрения иметь разный вес. Но нельзя сказать заранее, какая проблема окажется непреодолимой. Например, на начальном этапе можно столкнуться с чрезмерной запутанностью предметных процессов. Потом недостаточная квалификация сотрудников внедряющей фирмы в предметной области не позволит им аргументированно обосновать необходимость смены учетной и плановой политики на учреждении. Далее возникает проблема необучаемости персонала самой организации или учреждения новым принципам работы. Затем все может упереться в то, что у фирмы, внедряющей систему, нет сильных программистов для проведения ее адаптации, а если они и найдутся, то непреодолимым препятствием вдруг окажется отсутствие описания программного интерфейса или исходных текстов. На заключительных этапах внедрения неожиданно все останавливается из-за отсутствия в организации системных администраторов для сопровождения уже адаптированной системы, чрезмерно-жесткой приемки, нехватки приобретенных рабочих мест или их неправильного распределения по отделам и т.д. Каждая из этих проблем может, образно говоря, "опустить шлагбаум" перед внедрением. 

Риск представляет собой ситуацию возможных потерь. Характеризуется вероятностью и величиной этих потерь. Для оценки и управления рисками следует руководствоваться таксономией (классификацией рисков). Риски внедрения информационных технологий можно классифицировать.

По источникам риска (risk area): 

  • Расписание – заниженные плановые временные оценки работ приводят к отставанию от графика;
  • Бюджет – заниженная стоимость работ приводит к превышению сметы;
  • Управление разработкой – не организовано взаимодействие с заказчиком;
  • Процессы разработки – отсутствие необходимого контроля (нет системы тестирования) приводит к выявлению большого количества ошибок на поздних стадиях разработки информационных технологий;
  • Персонал – недостаточная квалификация персонала;
  • Характеристики проекта – не верно определены требования к информационной системе;
  • Технология – выбранная технология не позволяет обеспечить требуемое быстродействие, надежность;

По временным характеристикам риска: 

  • Моментальный риск – последствия носят моментальный характер (например, прекращение проекта, потеря всех данных в результате сбоя);
  • Кратковременный риск – последствия сказываются в течение фиксированного промежутка времени (например, превышение бюджета или сроков разработки);
  • Продолжительный риск – последствия сказываются в течение длительного периода (например, постоянные сбои или недостаточная скорость выполнения запросов в течение всего срока эксплуатации информационной системы).

По степени воздействия: 

  • Незначительный – отклонение характеристик от ожидаемых до 10%, при условии, что эти отклонения не окажут существенного воздействия на работу (например, превышение сметы на разработку на 10%);
  • Средний – существенные отклонения от запланированных характеристик;
  • Критический – потеря всех инвестиций (например, в случае прекращения проекта)

Вложения в ИТ, в отличие от инвестиций в здания и оборудование, практически невозможно возместить в случае неудачи проекта внедрения. Поэтому анализ и управление рисками приобретают особое значение.

Риски внедрения и как их избежать. Как и для всякого проекта анализ рисков внедрения информационных технологий позволяет зачастую предвидеть отклонение проекта от его целей, временных рамок или объемов финансирования, и вовремя предпринять корректирующие действия. Среди наиболее существенных выделим следующие:

  • Недостаточное финансирование проекта – наиболее часто встречающаяся проблема, которая приводит к свертыванию или значительному замедлению хода ведения работ по внедрению системы. В результате вложенные на первых этапах деньги замораживаются, не приносят ожидаемых результатов, коллектив компании забывает чему его учили, многие шаги при возобновлении проекта приходится повторять. Нежелательно приступать к такого рода проектам без четко определенных источников и графика финансирования. 
  • Руководители организаций не участвуют в постоянном руководстве проектом – в ходе проекта очень часто встречаются моменты, в которых необходимо принимать решения, являющиеся прерогативой руководителей. Если к руководству проектом не подключены лица, способные к принятию решений на уровне руководства организацией, проект затягивается, соответственно стоимость консалтинга увеличивается. Поэтому приоритет проекта внедрения информационных технологий должен быть очень высок и его ход должен на постоянной основе контролироваться руководством. 
  • Во время внедрения в проект вносится большое количество изменений – это приводит к смене целей проекта, его временных и стоимостных показателей. При формировании проекта необходимо  учесть возможные структурные перестройки, глобальные изменения в организации, влияющие на ход проекта. Следует сразу внести необходимые корректировки в план проекта и стараться его придерживаться. Важно начать с определения основных процессов в предметной области и информационных структур, которые будут эти процессы обеспечивать. Нужно "почувствовать" объект, поскольку внедренная информационная технология станет затем основой функционирования и развития организации, одним из ключевых его ресурсов. Поэтому чем хуже поставлены проектные работы, тем больше трудностей появится на этапе сопровождения и развития технологии.
  • Привлекаемая команда консультантов недостаточно профессиональна – очевидный риск, который может быть распознан менеджером проекта на самых первых стадиях. В этом случае необходимо потребовать смены команды внедрения. Внедрение информационных технологий требует значительных ресурсов, причем не только финансовых; много времени им должны уделять наиболее компетентные специалисты и лично руководитель организации. Чем гибче технологическая реализация информационных технологий, чем шире их возможности, тем труднее контролировать процесс их внедрения и эксплуатации. Даже хорошо спроектированную и внедренную систему можно в прямом смысле утопить неграмотной эксплуатацией и развитием. Успешное завершение проекта может быть достигнуто только командой, состоящей из высококлассных специалистов поставщика и заказчика и ориентированной на результат.